Di fronte alla quarta rivoluzione industriale l’unica ricetta per crescere è quella di cambiare le imprese. È questo, infatti, il diktat dell’evoluzione digitale che spinge le imprese a cambiare pelle e ad aprirsi alle nuove soluzioni per crescere in modo significativo e costante. In questa fase, però, non basta l’innovazione tecnologica, ma occorre studiare una strategia personalizzata su ogni impresa per poter massimizzare i benefici della quarta rivoluzione industriale.
L’importanza della dematerializzazione
Alcuni piccoli aspetti possono sembrare insignificanti ma, come spesso accade, fanno la differenza. Come ad esempio la dematerializzazione, di cui se ne parlava già qualche anno fa, che indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata nelle strutture amministrative pubbliche e private, con la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.
Secondo un’indagine internazionale condotta da IDC, il 55% dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo, mentre trattamento e gestione dei documenti cartacei assorbono mediamente circa 3,6 ore a settimana per ogni lavoratore. Questo accade anche nelle aziende italiane dove ambiti quali ciclo passivo, contrattualistica, rapporti con i clienti, risorse umane, ordini, logistica sono a forte intensità documentale, sebbene le aziende percepiscano l’esigenza di migliorarne efficienza e gestione. Negli ultimi anni, però, la musica sta cambiando sia in Italia che in Europa e gli investimenti in soluzioni di paper to digital document management sono cresciuti, superando nel 2015 i 1.100 milioni di euro e facendo stimare un ritmo di crescita superiore all’8% almeno fino al 2018.
Questo perchè la gestione digitale permette di risparmiare sul consumo e sull’acquisto di carta – con un netto vantaggio anche dal punto di vista ambientale – ma garantisce anche una maggiore efficienza e sicurezza. Senza contare i vantaggi ed i risparmi derivati da una maggiore produttività, accuratezza e ottimizzazione dello spazio e dei materiali. Il web offre, ad esempio, soluzioni semplici che consentono di dematerializzare anche i processi più noti. Un esempio reale è rappresentato dal fax online che ha sostituito il fax tradizionale e consente di ricevere ed inviare documenti direttamente dal pc o da cellulare/smartphone ed con il solo utilizzo della linea internet.
Secondo uno studio condotto dal Politecnico di Milano, digitalizzando processi e documenti si risparmierebbero circa 200 miliardi di dollari senza tagliare così il costo del lavoro o del personale. Il dato era stato calcolato stimando in circa 45 miliardi i documenti di business “dematerializzabili” con 24 milioni di alberi abbattuti in meno, 4 milioni di tonnellate di CO2 in meno per un risparmio di 200 miliardi di euro, di cui 40 ascrivibili alla Pubblica Amministrazione e 160 alle PMI.
Si stima, inoltre, che l’entità del risparmio da dematerializzazione in chiave fatturazione elettronica, ricette mediche elettroniche, certificati medici online, fascicolo sanitario elettronico e processi telematici porterebbe ad un risparmio di carta di oltre 1 miliardo e 935 milioni di fogli per circa 87mila alberi risparmiati. Senza contare che ciascun foglio di qualche rilevanza che circola in azienda può arrivare a costare attorno ai 2 euro l’anno. Numeri che portano inevitabilmente verso una dematerializzazione indispensabile per la crescita delle aziende.
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